1on1の質問設計と記録の型化は？

1on1の質問設計と記録の型化は、効果的なコミュニケーションを促進し、個々の成長やチームのパフォーマンス向上に寄与する重要なプロセスです。まず、1on1の目的を明確にすることが重要です。1on1は通常、上司と部下の間で行われる定期的な面談であり、信頼関係の構築、フィードバックの提供、キャリアの相談、業務の進捗確認などが主な目的となります。これらの目的に応じて、質問を設計する必要があります。

質問設計においては、オープンエンドの質問とクローズドエンドの質問をバランスよく組み合わせることが効果的です。オープンエンドの質問は、相手に自由に考えを述べてもらうことができるため、深い対話を促進します。例えば、「最近のプロジェクトでの課題は何ですか？」や「今後のキャリアについてどのように考えていますか？」といった質問が挙げられます。一方、クローズドエンドの質問は、具体的な情報を得るために有効です。例えば、「今週の目標は達成できましたか？」や「このタスクに対するサポートは必要ですか？」といった質問が考えられます。

次に、質問の順序も重要です。まずはアイスブレイクとして軽い話題から始め、徐々に深い話題に移行することで、相手がリラックスしやすくなります。また、相手の反応に応じて質問を柔軟に変更することも大切です。相手が特に興味を持っている話題や、悩んでいることに対して深掘りすることで、より有意義な対話が生まれます。

記録の型化については、1on1の内容を整理し、後で振り返るためのフォーマットを作成することが重要です。記録には、日付、参加者、議題、主要な議論のポイント、次のアクション、フィードバックなどを含めると良いでしょう。これにより、過去の1on1の内容を簡単に参照でき、進捗を追跡することが可能になります。また、記録を共有することで、透明性を高め、チーム全体のコミュニケーションを促進することができます。

さらに、定期的に1on1の振り返りを行い、質問の内容や記録のフォーマットを見直すことも重要です。これにより、常に改善を図り、より効果的な1on1を実施することができます。1on1は単なる業務の確認だけでなく、個々の成長を支援する貴重な機会であるため、質問設計と記録の型化をしっかりと行うことが、組織全体の成長につながるのです。