資料作成の外注時の修正指示書の作成方法は？

資料作成の外注時に修正指示書を作成することは、外注先に対して明確な指示を伝えるために非常に重要です。修正指示書は、外注先が求められている修正内容を正確に理解し、期待通りの成果物を提供するためのガイドラインとなります。以下に、修正指示書の作成方法について詳しく説明します。

まず、修正指示書の冒頭には、修正を依頼する資料の基本情報を記載します。具体的には、資料のタイトル、作成日、バージョン番号、外注先の名称、そして依頼者の情報を含めると良いでしょう。これにより、外注先はどの資料に対して修正を行うのかを一目で理解できます。

次に、修正内容を具体的に記載します。修正内容は、できるだけ詳細に、かつ明確に記述することが重要です。例えば、特定のページやセクションを指定し、どの部分をどのように修正してほしいのかを具体的に説明します。例えば、「第2ページのグラフのタイトルを『売上推移』から『月別売上推移』に変更してください」といった具合です。このように具体的な指示を出すことで、外注先は修正の意図を正確に理解しやすくなります。

また、修正の優先度を明示することも重要です。どの修正が最も重要で、どの修正が後回しにできるのかを示すことで、外注先はリソースを適切に配分することができます。例えば、「第2ページのグラフのタイトル変更は最優先でお願いしますが、第4ページの文言修正は次回の納品でも構いません」といった形で優先順位を示すと良いでしょう。

さらに、修正の背景や目的を説明することも有効です。なぜその修正が必要なのか、どのような意図で修正を依頼しているのかを説明することで、外注先はより深く理解し、期待に応えるための工夫をすることができるかもしれません。例えば、「この修正は、クライアントからのフィードバックを反映させるために必要です」といった説明を加えると良いでしょう。

最後に、修正指示書には納期や連絡方法についても記載します。修正を完了してもらいたい期日を明確にし、外注先がその期日を守れるように配慮します。また、修正に関する質問や確認があった場合の連絡先を明記しておくことで、スムーズなコミュニケーションが図れます。

以上のポイントを踏まえて、修正指示書を作成することで、外注先に対して明確で具体的な指示を伝えることができ、期待通りの成果物を得ることができるでしょう。修正指示書は、外注先とのコミュニケーションの重要なツールであるため、丁寧に作成することが大切です。